Il datore di lavoro, una volta constatata la necessità di attivazione del servizio di sorveglianza sanitaria dei lavoratori, e scelto a suo giudizio il medico competente, deve procedere alla nomina scritta dello stesso.

Procederà dunque alla redazione di una lettera di incarico in cui prende atto della necessità di attivazione del servizio di sorveglianza sanitaria, constata il possesso dei titoli e dei requisiti necessari da parte del medico per assumere tale ruolo, le mansioni che dovrà svolgere e il corrispettivo spettante per la prestazione dei suoi servizi.